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Achats publics : en région Centre, ils riment avec performance économique

17/11/2014 | par Marc Sauvage | Finances

region_centre © Ainoa

La région Centre a entrepris depuis quelques années de revoir ses procédures d’achat. Objectifs : professionnaliser l’achat et faire des économies. Marc Sauvage, directeur des achats, fait le point sur les résultats obtenus et les difficultés rencontrées.

Entre la nécessité de maintenir des politiques publiques de qualité au service des usagers d’une part et la baisse des dotations de l’État d’autre part, les régions sont soumises à des contraintes financières de plus en plus fortes. C’est ce qui a conduit la région Centre, sous l’impulsion de son président François Bonneau, à mettre en place une démarche de professionnalisation de ses achats.

 

Les objectifs de la région

Suite à un audit finalisé en 2012, la direction des achats et des services juridiques a été créée début 2013.

La région poursuit alors plusieurs ambitions :
- optimiser les dépenses ;
- renforcer une gestion considérée comme déjà saine ;
- maintenir son équilibre financier ;
- assurer un niveau d’investissement constant, notamment au service des usagers et du développement économique du territoire ;
- continuer de déployer des politiques publiques de haut niveau dans ses domaines de compétences (action éducative, formation professionnelle, soutien à l’enseignement supérieur et à la recherche, transports, économie, culture, sports et tourisme) ;
- insuffler et partager une nouvelle culture, davantage en recherche de la performance ;
- acheter responsable, en termes de développement durable et de relation avec les fournisseurs.

De façon plus précise, plusieurs objectifs à trois ans ont été fixés par le président du conseil régional et la direction générale des services :
- définir une politique achats pluriannuelle, détaillant les actions à conduire pour la collectivité ;
- conduire un plan de professionnalisation basé sur des recrutements et un dispositif de formation destiné aux prescripteurs, aux chargés de missions marchés publics et aux acheteurs ;
- élaborer des process et méthodes achats pédagogiques et partagés ;
- renforcer le décisionnel achat, soit à partir des outils existants, soit en développant de nouveaux outils ;
- réaliser des gains économiques de plus 7,2 M€ (investissement et fonctionnement).

Enfin, le projet est porté politiquement par le premier vice-président et le président de la commission d’appel d’offres.

 

Une nouvelle direction

La nouvelle direction créée pour mettre en œuvre ce projet regroupe le service juridique, le service marchés et le service achats. Les acheteurs recrutés, venant du secteur privé et de la fonction publique hospitalière, apportent les compétences métiers de l’achat (sourcing, travail en amont sur le besoin, stratégies achats, négociation, relation fournisseurs, recherche de la performance économique, etc.). Leurs expertises sont complémentaires de celles déjà en place dans les services. La direction compte ainsi 25 personnes.

Les acheteurs recrutés, venant du secteur privé et de la fonction publique hospitalière, apportent les compétences métiers de l’achat.

Pour chaque projet d’achats, une équipe pluridisciplinaire est mise en place, composée d’un prescripteur, d’un chargé de mission marché public et d’un acheteur. Cette équipe regroupe ainsi les expertises techniques, marchés et achats nécessaires à la bonne réussite du projet. Elle recherche en permanence le bon équilibre entre efficacité opérationnelle, qualité des prestations, sécurité juridique et performance économique.

D’une façon plus macroscopique, les besoins d’achats sont recensés dans le cadre d’un process annuel, déroulé avec les directions opérationnelles et coordonné avec l’élaboration du budget. Il s’agit ainsi de prioriser les achats, d’élaborer les stratégies d’achats et d’établir les gains prévisionnels, lesquels sont déduits du budget.

 

Changement de culture

Les résultats obtenus peuvent se mesurer sur plusieurs plans. La région passe progressivement d’une culture d’enveloppe (« j’ai, donc je peux dépenser ») à une culture économique : travail sur le juste besoin et recherche de la performance.

La région passe progressivement d’une culture d’enveloppe (« j’ai, donc je peux dépenser ») à une culture économique : travail sur le juste besoin et recherche de la performance.

Les relations avec les fournisseurs ont été développées en amont des procédures, permettant ainsi d’améliorer la connaissance du marché et de produire des cahiers des charges techniques et des lotissements adaptés à ce que les fournisseurs savent le mieux réaliser. Des réunions d’information ont été organisées, afin de donner de la visibilité sur les marchés à venir, par secteur d’activité. Il s’agit ainsi de donner aux fournisseurs la possibilité de nous faire les meilleures réponses possibles et de stimuler la concurrence.

En termes de performance économique, l’objectif fixé d’économiser 7,2 M€ en trois ans aura été atteint en deux ans. À fin 2015, environ 10 M€ auront été économisés, sur un portefeuille travaillé de 150 M€ environ. Plusieurs leviers ont été utilisés : le travail sur le besoin, le sourcing, la massification, la négociation, etc.

Des succès majeurs ont été enregistrés dans plusieurs domaines, notamment :
- les travaux : 7 % de gains en moyenne ;
- la bureautique : 20 % de gains en mutualisant et via un système d’acquisition dynamique ;
- le nettoyage : 25 % en travaillant le cahier des charges ;
- les tablettes tactiles : 50 % en deux ans en travaillant le besoin ;
- l’équipement des lycées, la formation professionnelle, les prestations intellectuelles, etc.

 

Une conduite du changement complexe

L’arrivée des acheteurs introduit de nouveaux acteurs dans les process opérationnels, ce qui peut amener une « complexité perçue » dans les premiers mois. À la direction achats de démontrer sa valeur ajoutée et son apport. Des tensions ont donc existé et peuvent encore subsister avec certaines directions.

La nouvelle approche est souvent perçue par les prescripteurs comme une remise en cause : le passage au « 100 % collaboratif » prend du temps.

Par ailleurs, un des fondamentaux des achats étant de travailler sur le besoin (pertinence et réponse), cette approche est souvent perçue par les prescripteurs comme une remise en cause : le passage au « 100 % collaboratif » prend du temps. Enfin, la suppression des gains d’achats dans les budgets peut également créer des résistances. Il faut souvent réexpliquer qu’il s’agit de faire au moins aussi bien avec des budgets de toute façon désormais contraints.

En résumé, la région Centre a pu réaliser d’importantes économies de fonctionnement, se dégager des marges de manœuvre significatives sur les investissements et renforcer son image de donneur d’ordre performant, responsable et contribuant au développement du tissu économique local.

 

Marc Sauvage, directeur des achats et des services juridiques de la région Centre
MINI CV

Marc Sauvage, 50 ans, est le directeur des achats et des services juridiques de la région Centre, collectivité territoriale gérant un budget d’un milliard d’euros. Première région à mettre en place une direction des achats en 2013, le Centre est également à l’origine de la création de Centr’Achats en 2014, première centrale d’achats territoriale, regroupant les acheteurs publics du territoire régional.

Il est également le président national de la CDAF (association des acheteurs de France) depuis 2012. Première association représentative de la fonction achats en France, la CDAF compte près de 2000 adhérents, privés et publics, grands groupes et PME. La CDAF représente environ 250 Md€ d’achats.

Auparavant, Marc Sauvage a été le directeur des achats de Bouygues Telecom, après avoir occupé différentes responsabilités achats et opérationnelles au sein de Bouygues Telecom et de Bouygues Construction. Il est diplômé de l’ENSMA et titulaire d’un « Executive Cycle » de l’EM Lyon.

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