DOSSIER : POUR UN CO_MANAGEMENT ÉLUS/CADRES

 

Manager ensemble… mais différemment

03/07/2015 | par Franck Plasse | Management

Dans l'idéal, la collaboration s'inscrit en fonction des finalités de chacun. © imagestock

Dans l'idéal, la collaboration s'inscrit en fonction des finalités de chacun.

Co-manager, c'est assumer conjointement les responsabilités. En revanche, cela ne signifie pas que les tâches sont indistinctement du ressort du cadre et de l’élu ! Il est indispensable de bien distinguer et de bien respecter ce qui relève de l’un et de l’autre.

Les fiches de postes des managers de collectivité sont généralement claires. Les fonctions managériales peuvent varier d’une collectivité à l’autre, mais elles s’articulent usuellement autour de cinq grands axes : fixer des objectifs, organiser le travail, communiquer et motiver, mesurer la performance, faciliter la formation de son équipe.

De leur côté, les fiches de postes des élus… Ah oui, les fiches de postes des élus n’existent pas ! Imaginons-les. Dans une rubrique management, elles devraient comporter a minima deux éléments incontournables : expliciter la vision politique et soutenir les messages d’encadrement de la hiérarchie.

 

Expliciter la vision politique

Pour que le service public attendu soit effectivement rendu, votre rôle de manager de collectivité implique que vous donniez des consignes aux collègues que vous encadrez (objectifs à atteindre, tâches à mettre en œuvre, modalités à suivre, etc.). Elles trouvent leur origine et leur raison d’être dans les orientations politiques des élus. Vous êtes amené à exposer ces dernières, de manière à donner du sens au travail quotidien, légitimer vos instructions et motiver votre équipe.

« Pour que le service public attendu soit effectivement rendu, votre rôle de cadre implique que vous donniez des consignes aux collègues que vous encadrez. »

Dans ce domaine, il est impératif que vous soyez en phase avec votre élu et qu’il soit capable d’exposer son point de vue de manière claire et entraînante. Aidez-le en préparant son expression sous la forme d’une aventure collective entreprise. La réponse à six questions clés vous permettra de définir ensemble une formulation efficace de la vision politique des élus de votre collectivité : 1. Quelle est la vision des élus de la situation actuelle ? 2. Que va entreprendre la commune ? 3. Comment les services et les agents participeront-ils à cela ? 4. Quels sont les obstacles ? 5. Comment seront-ils surmontés ? 6. Quelle sera la situation quand nous aurons réussi ?

 

TÉMOIGNAGE
Céline Du Boys
, Maître de conférences à l’Institut de management public et gouvernance territoriale, Aix-Marseille Université : « La communication est fondamentale »
« L’administratif a clairement un rôle de préparation de la décision car il connaît toutes les dimensions ainsi que les contraintes financières et humaines de la collectivité. Son rôle est de préparer les scénarios et de les expliquer. Il doit être force de propositions. Même si l’administratif a bien conscience des contraintes de la collectivité, il n’a pas vraiment de poids dessus. Cela peut poser la question de la compréhension qu’ont les élus des grands équilibres des collectivités, et de leur nécessaire formation aux contraintes administratives. Car, souvent, ils ont peu de connaissances sur le sujet, ils sont très « politiques ». D’ailleurs, ils doivent éviter de présenter un travail trop idéologique, pas assez concret. Un important travail de communication entre l’élu, le manager et les équipes est nécessaire. »

Soutenir les messages de l’encadrement

Si votre équipe perçoit que vous avez la confiance des élus, votre travail de management sera facilité. Les effets seront d’autant plus forts que cette confiance ne se manifeste pas de manière aveugle, mais de façon objective, raisonnée, en toute connaissance de cause. Aussi, pour chaque activité et pour chaque projet, inspirez-vous de la règle des 5 W du journalisme (who did what, where and when, and why ?) et remettez à votre élu référent une fiche synthétisant « qui va faire quoi, où, quand et pourquoi ? ». Ainsi outillé, il vous appuiera de manière optimale en connaissant, en comprenant et en approuvant l’organisation ainsi que le fonctionnement que vous mettez en œuvre… et surtout en montrant cette connaissance, cette compréhension et cette approbation lors de ses contacts avec les agents que vous encadrez !

 

TÉMOIGNAGE
Laurence Malherbe, directrice des affaires juridiques de la ville d’Antibes Juan-les-Pins et vice-présidente de l’ADT Inet : « Il faut des formations conjointes entre élus et fonctionnaires »
« Depuis une vingtaine d’années, nous sommes dans une phase de recomposition entre les élus et les fonctionnaires. On a longtemps été cloisonnés, avec une répartition dichotomique des rôles : l’élu qui met en place son programme, et le cadre de collectivité qui instaure et pilote l’action, empêchant les deux acteurs de bien se rencontrer. On attend davantage du cadre, on lui demande d’expliciter la vision politique de la collectivité, il a donc besoin d’une grande proximité avec l’élu. L’élu se doit de se rendre aux réunions de service car c’est un moyen pour le cadre, sans être dépossédé de son autorité et de son expertise, de faire partager à l’élu la manière dont l’action publique est construite. Nous sommes en demande de formations conjointes entre élus et fonctionnaires pour parvenir à une co-construction. »

Parlez-en

Une bonne approche pour aborder ces sujets avec votre élu consiste à commencer par lui présenter votre fiche de poste. Ainsi aura-t-il une bonne perception de votre travail. En outre, cela vous donnera l’occasion d’évoquer les missions relatives à votre position de cadre. Vous pourrez ensuite enchaîner sur l’importance de son propre rôle managérial, développer les deux grandes fonctions présentées ci-dessus et échanger sur votre collaboration dans ce domaine. u

 

TÉMOIGNAGE
Jean-Laurent NGuyen Khac, directeur général du Centre interdépartemental de gestion de la Grande Couronne de la région Ile-de-France : « Le co-management n’est pas un principe général »
« Les élus locaux sont élus sur la base d’un programme, d’une campagne, d’une conjoncture politique et penser que ces personnes de tous âges, d’horizons différents qui se présentent pour la première fois et qui sont choisis par la démocratie sont des managers, est un a priori auquel je ne me risquerai pas. On ne peut pas en faire un principe général. En revanche, le principe de démocratie implique que l’élu est le chef de l’administration et qu’il détient la légitimité. Mais cela n’en fait pas forcément un manager. En ce sens, la collaboration entre le DG et l’élu est non seulement nécessaire mais il ne peut pas en être autrement. Il faut un binôme, une entente très serrée. Dans l’idéal, une collaboration doit s’inscrire en fonction des finalités de chacun. »

 

FLASH BACK
Comment ne pas rater son début de mandat,
Dossier de La Lettre du cadre d’avril 2014
Managez vos élus
Dossier de La Lettre du cadre de septembre 2014

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