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S'organiser pour réussir

Date de mise en ligne : 29/09/2008

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L'Américain David Allen, gourou de l'organisation, suggère de passer en revue tout ce qui nous encombre l'esprit pour y voir plus clair au moment de définir nos priorités.

Débordés ! Voilà comment se sentent bon nombre de professionnels aujourd'hui, qui déplorent avoir trop de choses à faire et pas assez de temps pour y arriver.

À l'ère des ordinateurs, assistants numériques personnels et autres raffinements de la technologie, ne devrions-nous pas être plus productifs ? En fait, ces outils n'ont fait qu'amplifier le problème. La plupart des gens ont souvent le sentiment d'être submergés par un flot incessant de tâches, tant à la maison qu'au travail. À la longue, ils finissent par accepter cette situation comme une fatalité.

Dommage, dit David Allen, parce qu'il y a moyen de reprendre le contrôle de son agenda et de devenir plus efficace. Tout est affaire de méthode et d'organisation.

Le message semble passer : M. Allen est devenu un gourou de la productivité aux États-Unis. Selon BusinessWeek, l'organisation qu'il dirige vaut aujourd'hui plus de 8 millions de dollars et touche aussi bien les pdg que les travailleurs autonomes.

Sa devise ? Getting Things Done. C'est le titre de son livre à succès publié en 2002, dont la version française, S'organiser pour réussir (voir section A lire).

Il ne s'agit pas de travailler comme une bête, bien au contraire. David Allen soutient que la clé de la productivité réside dans notre capacité à réduire le stress, calamité des temps modernes qui découle souvent d'un sentiment d'impuissance face aux obligations qui se multiplient.

Comment reprendre le dessus et alléger le fardeau ? En dégageant son esprit comme on dégagerait son bureau, c'est-à-dire en éliminant un à un les irritants.

Avant de régler ces questions, il faut les comprendre. C'est le point de départ de la méthode Allen. En effet, les gens succombent souvent à la procrastination tout simplement parce qu'ils ne savent pas par où commencer.

La solution coule de source : il faut reconnaître les pensées qui nous encombrent le cerveau, les lister et les... entreposer. Littéralement, comme lorsque vous faites un grand ménage et que vous remplissez des boîtes de tous les objets qui encombrent les lieux. Après quoi votre environnement paraît plus propre.

Ensuite, vous pourrez plus facilement déterminer dans quel ordre procéder. Telle question mérite une réaction immédiate. Telle autre peut être différée. Tout comme après le grand ménage, quand vous décidez ce qui vaut la peine d'être mis en valeur, ce qui doit être classé et ce qui doit finir dans le bac de recyclage. Chaque chose à sa place; chaque question, son type de réaction.

David Allen ne prétend pas ajouter une heure à votre journée. En revanche, il pense qu'avec un brin d'organisation, vous pouvez récupérer l'équivalent d'une heure par jour - tout en devenant plus détendu. C'est, selon lui, la voie royale vers une meilleure productivité.

Journal Les Affaires - Se sentir débordé, c'est un peu le mal du siècle. Comment en est-on arrivé là ?

David Allen - On se laisse encombrer par les préoccupations. Et le problème n'est pas tant que nous avons trop à faire, mais que nous avons trop de décisions à prendre. Les gestionnaires, en particulier, sont aux prises avec cette situation : ils doivent sans cesse décider comment répartir le mieux possible les ressources, forcément limitées, à leur disposition. Mais c'est l'essence même de la gestion.

JLA - Quel est le principal ennemi ?

D.A. - Ces pensées, projets et autres engagements qui restent en suspens, qu'on ne réussit pas à éliminer, même quand on les met de côté, et qui reviennent nous hanter. C'est ce que j'appelle les actions non résolues (open loops) qui minent notre psyché. Il faut apprendre à les reconnaître et à les gérer. C'est une question d'organisation autant que de contrôle.

JLA - Nous en arrivons au coeur du sujet : que proposez-vous pour qu'une personne devienne à la fois plus efficace et moins stressée ?

D.A. - Essentiellement, il s'agit de mieux gérer le travail en décomposant toute la chaîne. Il faut traiter les sujets, les regrouper, déterminer la meilleure réaction (immédiate ou différée) et, finalement, agir. Globalement, c'est une façon de se rendre la vie plus facile.

JLA - Et le stress ?

D.A. - Le stress vient de la rupture de l'accord que vous aviez intuitivement conclu avec vous-même. Vous vouliez passer une journée productive, et vous voilà embourbé... Pour rétablir la situation, il faut être bien conscient de ses engagements et les traiter comme il se doit. Ce n'est pas évident, parce que les gens voient leur attention sollicitée sans arrêt tout au long de la journée. Garder à portée de main une liste de tous ces messages, c'est la clé.

JLA - La première étape, dites-vous, c'est de reconnaître les tâches qui arrivent de partout et encombrent l'esprit. Quelle technique utiliser pour y parvenir ?

D.A. - Tout dépend de vous. L'important est de comprendre le but de l'exercice : tout saisir pour

avoir une vue claire des choses à faire. Certains collent des petits papiers, d'autres utilisent un assistant numérique personnel; vous pourriez tout aussi bien écrire sur votre bras ! Il suffit que la méthode soit rapide et la liste, toujours accessible, pour pouvoir passer aux étapes suivantes.

JLA - Justement, quand vient le temps de traiter les questions, vous avez une suggestion qui peut aider bien des procrastinateurs : si la réponse ne prend pas plus de deux minutes, agissez immédiatement !

D.A. - Tout simplement parce qu'on se dégage ainsi d'un poids. Répondre à un courriel en moins de deux minutes est une chose, se lancer dans une longue explication qui exige de mettre de côté son travail du moment en est une autre. Dans le premier cas, on règle rapidement ce qui risque autrement de devenir une action non résolue; au bout du compte, l'effort est moindre que de garder cette obligation à l'esprit. S'il faut y consacrer plus de temps, on peut déléguer la réponse ou la différer. Mais il est impossible d'y parvenir sans avoir recueilli préalablement l'ensemble des questions à traiter.

JLA - Lorsque vous présentez vos séminaires, quelles sont les réactions qui vous apportent le plus de satisfaction ?

D.A. - J'aime qu'on vienne me dire : "J'ai l'impression d'avoir l'esprit plus libre, j'ai plus de latitude pour créer, j'ai gagné une heure dans ma journée, etc." Chacun peut y trouver son compte à sa mesure. Avez-vous déjà observé à quel point les gens sont productifs à la veille d'un départ en vacances ? Parce qu'ils ne veulent pas traîner avec eux des préoccupations qui seraient lancinantes, et ils agissent donc pour les reconnaître, les lister et décider comment les traiter, une fois pour toutes. Ils vident leur corbeille. Vous savez, la productivité est étroitement liée à la concentration. Si vous êtes sans cesse distrait par des questions non résolues, vous faites du sur place. Je propose plutôt de s'organiser pour mieux avancer.

JLA - L'objectif final, c'est une plus grande efficacité ?

D.A. : Oui, et davantage : se sentir mieux parce qu'on a bien agi.

Source : Journal Les Affaires