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Examen professionnel d’attaché : conseils à l’approche de l’écrit !

13/11/2014 | par Olivier Guillaumont | RH

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La plupart des concours administratifs ou des examens professionnels prévoient, parmi les épreuves d'admissibilité, une épreuve de synthèse appelée selon le cas, note de synthèse, note administrative, note opérationnelle ou note avec propositions. L'examen professionnel d'attaché principal ne déroge pas à la règle. Décryptage de cette épreuve écrite qui aura lieu le 7 avril...

L’examen d’attaché principal ne comprend qu’une épreuve d’admissibilité, en l’occurrence, une note avec propositions à partir d’un dossier. Selon le libellé officiel de l’examen professionnel d’attaché principal, l’épreuve consiste en la « rédaction d’une note à partir d’un dossier de mise en situation professionnelle, ayant pour objet de vérifier l’aptitude du candidat à l’analyse et la capacité à proposer des solutions opérationnelles argumentées. Elle ne comporte pas de programme réglementaire. Durée : 4 heures. Coefficient : 1 ».

Comme l’indique la note de cadrage (1) élaborée par une cellule pédagogique nationale associant des représentants des centres de gestion, du CNFPT et des territoriaux, cette épreuve entend vérifier, « au-delà de l’aptitude à analyser des informations pour les présenter de manière organisée et claire, la capacité du candidat à mobiliser les acquis de son expérience pour proposer des solutions opérationnelles argumentées adaptées au contexte territorial ». En cela, cette épreuve se différencie d’une épreuve de synthèse classique.

 

Une épreuve de synthèse… mais pas que

Pour bien comprendre la spécificité de l’épreuve écrite d’attaché principal, il convient de rappeler qu’on distingue trois grandes catégories d’exercices de synthèse : la note de synthèse, la note administrative et la note opérationnelle.

La note de synthèse est un texte relativement court qui doit fournir la « synthèse » de documents, d’informations, questions, problèmes réunis autour d’un thème particulier, que la note « problématise », met en perspective en leur donnant un sens, une direction, une logique de raisonnement. Elle ne doit pas refléter l’avis de son rédacteur, ne permet aucune appréciation personnelle de sa part. La « note de synthèse » est plus générale que la note administrative. Cette dernière est proche de la note de synthèse dans sa forme mais sa finalité et son contenu sont orientés vers une application professionnelle plus accentuée. La note administrative répond au même objectif – l’information – que la note de synthèse, mais ses termes et son contenu seront normalement plus techniques que ceux de la note de synthèse.

La note opérationnelle doit déboucher sur une aide à la décision, une proposition, un plan d’action.

Enfin, la note opérationnelle ou note avec propositions doit déboucher sur une aide à la décision, une proposition, un plan d’action. Elle demande de la part du rédacteur des propositions ou orientations qui n’existent normalement pas dans la note de synthèse ou dans la note administrative.

Avec la note opérationnelle, il s’agit toujours, comme dans les deux autres catégories de notes, d’informer, de transmettre des renseignements de façon claire et concise mais aussi et surtout de proposer des solutions opérationnelles. Autre différence par rapport aux exercices précédemment évoqués, les candidats ne doivent pas se limiter au dossier pour élaborer ces propositions mais doivent au contraire mobiliser leurs acquis professionnels. Les propositions doivent s’attacher à prendre en compte les éléments de contexte précisés dans la commande pour formuler des propositions adaptées. Elles doivent également faire la preuve de la maîtrise précise par le candidat des compétences et des moyens (juridiques, financiers, humains…) des collectivités territoriales et de leurs établissements, de leur organisation, leur fonctionnement et leurs méthodes.

L’exercice demandé n’est pas simple. Chaque candidat est confronté à un dossier en général quantitativement important (de 30 à 50 pages) et ne dispose que d’une durée assez brève (4 heures).

Le jour J, votre premier objectif sera de terminer l’épreuve dans les temps.

Le rappel de ces données permet de comprendre que la qualité première qu’exige cet exercice est la capacité de gérer de façon optimale le temps imparti. Le jour J, votre premier objectif sera de terminer l’épreuve dans les temps. Le deuxième sera de faire un devoir clair et structuré exposant les principaux enjeux du sujet avant de dégager des propositions opérationnelles. Le troisième consistera à ne pas écrire trop de bêtises.

L’objectif n° 1 impose de ne pas perdre de temps. Le respect de la méthodologie proposée en 7 étapes vise à y contribuer.

 

Les attentes du jury et les consignes de correction

Selon la note de cadrage, peut obtenir la moyenne ou plus lorsqu’elle :

- identifie les questions essentielles soulevées par le sujet et les présente de manière synthétique ;

- valorise les informations pertinentes du sujet et mobilise des acquis professionnels précis et adaptés pour indiquer des solutions ;

- propose au destinataire des solutions opérationnelles pertinentes ordonnées logiquement en faisant preuve d’une claire perception des réalités locales et d’une maîtrise avérée des moyens de l’administration territoriale ;

- est organisée à partir d’un plan clair et structurant ;

- est rédigée dans un style clair.

 

En revanche, selon ces mêmes indications de corrections, une note à partir d’un dossier de mise en situation professionnelle ne doit pas obtenir la moyenne notamment lorsqu’elle :

- élude des questions essentielles ou des solutions prioritaires à envisager ;

- laisse apparaître, tant dans l’analyse des problèmes que dans les propositions de solution, une méconnaissance grave des réalités locales et l’absence de toute expertise en matière d’administration territoriale ;

- ne fait pas la preuve d’une capacité de synthèse et d’organisation ;

- traduit une incapacité à rédiger clairement.

 

 

Les 7 étapes méthodologiques proposées

1. Phase d’analyse du sujet

Selon la note de cadrage, « le sujet est présenté sous la forme d’une commande qui met précisément le candidat en situation, notamment en lui donnant toutes les informations nécessaires sur la collectivité territoriale ou l’établissement concerné. Cette commande ne contient que des informations utiles au traitement du sujet. Elle indique d’une part le thème de la question à traiter et, d’autre part, elle invite le candidat, en fonction du contexte décrit, à formuler des propositions de solutions au problème posé ».

La première chose à faire consiste à lire attentivement le libellé du sujet. Ce travail permet d’éviter des erreurs d’interprétation graves ou un « hors sujet ». Pour éviter ces erreurs, vous devez répondre sur votre brouillon à trois questions :

- à qui la note est-elle destinée ?

- quel est son objectif ?

- que doit contenir cette note ?

Ce travail étant fait, il convient de coucher sur le papier les connaissances personnelles et les éléments permettant de formuler des propositions. Il est préférable de commencer ce travail avant même d’avoir parcouru le dossier afin de ne pas se laisser emporter par celui-ci au risque d’oublier des idées ou des propositions qui ne figurent pas dans les documents.

 

2. Phase de parcours rapide du dossier

Ce premier contact avec le dossier doit tout d’abord permettre de procéder rapidement à quelques vérifications matérielles : le dossier est-il complet ? C’est-à-dire, contient-il tous les documents annoncés en première page ? Les documents sont-ils tous lisibles (problème éventuel de reprographie). Cette phase doit permettre ensuite de mesurer l’ampleur et la tonalité générale du dossier (part des textes juridiques, des articles de presse ou de doctrine, des tableaux statistiques…). Ce travail conduit aussi à se familiariser avec les idées importantes du dossier.

Il convient également de faire attention aux dates des documents, notamment si la note porte sur la mise en œuvre d’une réforme. Il convient ensuite d’identifier les pièces selon leur hiérarchie (elles n’ont en effet pas toutes la même valeur juridique), leur chronologie, leur intérêt (repérer les documents à lire en priorité, la présence ou non d’un « document pivot », identifier les documents complémentaires qui traitent d’un aspect spécifique de la question, identifier les documents redondants ou qui font double emploi).

 

3. Phase d’élaboration du plan provisoire

Il peut paraître surprenant de proposer d’élaborer le plan avant même d’avoir procédé à l’analyse des documents. Toutefois, la stratégie proposée part du principe que ce qui est attendu du candidat est relativement clair et peut consister d’une part à faire le point sur les enjeux essentiels de la problématique soulevée et, d’autre part, à formuler des propositions pour une mise en œuvre opérationnelle. Partant de ce constat et de la nécessité de gagner du temps, la stratégie proposée consiste à organiser le devoir autour de ces deux axes/parties. Le premier axe vise à dégager les enjeux essentiels de la problématique (enjeux juridiques et/ou organisationnels et/ou RH et/ou budgétaires et/ou environnementaux…) et à les regrouper en deux sous-parties. La lecture du sujet, le fait d’avoir couché sur le papier ses connaissances personnelles et le parcours rapide du dossier doivent permettre d’identifier ces enjeux essentiels. Il en est de même pour la deuxième partie. Il est officiellement attendu des candidats la formulation de solutions opérationnelles argumentées. Si les candidats doivent s’appuyer sur leur expérience professionnelle, l’exercice – ne pas oublier qu’il s’agit avant tout d’un exercice – doit pouvoir être réalisé par tous les candidats quels que soient leur domaine d’expertise ou leur collectivité, qu’ils aient la chance ou non de tomber sur un sujet en lien avec leur quotidien professionnel. Par ailleurs, la perspective dans laquelle les candidats sont placés est souvent celle d’un projet qui n’a pas encore commencé. Les candidats sont donc moins attendus sur des solutions techniquement très précises que sur une vision globale de l’ensemble des questions à envisager ainsi que sur une proposition de méthodologie. La deuxième partie peut donc s’inspirer de ce qui se fait en matière de démarche de projets. Un découpage de cette deuxième partie peut par exemple être effectué en trois phases du type : diagnostic, propositions opérationnelles, évaluation.

La méthodologie proposée vise donc à ce stade à ce que le candidat couche sur le papier son plan préalablement pensé en le remplissant au maximum avant de procéder à l’analyse des pièces du dossier.

 

4. Phase d’analyse des pièces du dossier

Il ne s’agit pas ici de revenir sur les méthodes d’analyse ou de lecture rapide des documents (lecture des résumés figurant éventuellement au début de chaque article ; lecture des titres et sous-titres…) mais d’indiquer que la stratégie consiste à faire cette analyse avec le prisme du plan prédéfini. En effectuant l’analyse des documents, le candidat doit donc avoir constamment à l’esprit :

- les orientations ou questions formulées dans le libellé du sujet et le plan qu’il « nourrira » au fur et à mesure ;

- qu’il doit donner au lecteur de la note toutes les informations contenues dans le dossier qui présentent un intérêt réel pour

la compréhension du problème sans l’obliger à se reporter

aux documents eux-mêmes.

 

5. Phase de relecture du sujet et vérification de la cohérence du plan

Il s’agit d’éviter deux écueils : un hors sujet, ou un traitement partiel du sujet.

 

6. Phase de rédaction de la note

La note débute par une introduction d’une quinzaine de lignes (entrée en matière, reformulation du sujet, présentation de la problématique dans son contexte et annonce de plan). Le plan doit être matérialisé et découpé en sous-parties et paragraphes (I. A. 1. et 2.). L’exercice étant moins formel qu’une dissertation ou même qu’une note de synthèse classique il est possible, par exemple, que la première partie comprenne deux sous-parties et que la seconde en comporte trois.

Vous n’aurez pas le temps de rédiger au brouillon. Rédigez donc directement à l’exception de l’introduction qui doit être préparée soigneusement au brouillon. Si les avis divergent sur le sujet, la conclusion nous semble inappropriée à ce type d’exercice opérationnel.

Le style et le ton doivent être sobres. Les grandes envolées lyriques sont à éviter. Même s’il vous est demandé de donner votre avis, la note doit être rédigée en style impersonnel : ni de « je » ni de « nous », « nos », « notre ».

 

7. Phase de relecture de la note

Il s’agit de corriger les fautes d’inattention et, si nécessaire et à condition que cela soit fait proprement, d’ajouter quelques éléments précis malencontreusement omis.

 

Complément rédactionnel – Proposition de méthodologie

La copie qui suit est une copie de la session de 2012 de l’examen pro d’attaché principal. Le candidat qui ne disposait pas d’une expertise pratique spécifique sur le sujet a obtenu la note de 14 sur 20 en appliquant la méthodologie exposée dans l’article d’Olivier Guillaumont et publié dans La Lettre du cadre du 1er mars 2013.

 

Rappel du sujet de la session de 2012 (Sujet et dossier documentaire disponibles sur les sites des CDG) :

« Vous êtes attaché principal de la ville de X, qui compte 35 000 habitants. Le maire est aussi le président d’une communauté d’agglomération de 14 communes regroupant 160 000 habitants. En période de restrictions budgétaires et de recherche d’une plus grande efficience de l’action publique, le maire et son équipe municipale ainsi que le conseil communautaire s’interrogent sur la possibilité de mettre en commun certains services de l’EPCI et des villes membres de la communauté d’agglomération.

À l’aide du dossier joint et de vos connaissances, le maire vous demande d’élaborer une note assortie de solutions opérationnelles argumentées sur les mutualisations de services qui peuvent être envisagées à savoir les modalités de fonctionnement et de mise en commun de ces services, sachant que la question concerne autant les services fonctionnels qu’opérationnels ».

 

Collectivité émettrice

Le (date de l’épreuve)

Commune de X…

 

Note à l’attention de Monsieur le Maire

Objet : mutualisation des services de l’EPCI et des villes membres de la communauté d’agglomération.

La loi de réforme des collectivités territoriales de décembre 2010 offre de nouvelles possibilités de mutualisation des services au sein du bloc communal. Si la mutualisation peut résulter de transfert de compétences des communes à l’EPCI, elle peut également être la conséquence d’autres techniques plus ou moins intégrées : mise à disposition de services, création de services communs, prestations de services.

Le développement de cette logique de mutualisation peut contribuer à la recherche d’une plus grande efficience de l’action publique locale dans un contexte budgétaire contraint. Une telle démarche entraîne d’importantes mutations, et a notamment des conséquences organisationnelles et managériales importantes.

Aussi, les pistes de mise en œuvre de la mutualisation des services (II.) seront précédées d’une présentation de ses principaux enjeux (I.).

 

I. Les enjeux essentiels de la mutualisation des services

A. La recherche d’une meilleure gouvernance dans un cadre budgétaire contraint

1. La recherche d’une plus grande efficience de l’action publique…

Le contexte budgétaire est celui de la stagnation, voire de la diminution des recettes. Il convient donc d’optimiser les dépenses. La mutualisation des services peut y contribuer.

Il s’agit d’éviter les doublons entre les services de la communauté et ceux des communes membres et de mieux utiliser les compétences et les ressources. L’objectif est de mieux répartir les moyens pour faire face à des besoins en mutation et en croissance. Cette démarche qui s’intègre parfaitement dans la logique intercommunale ne s’est pas beaucoup développée jusqu’à présent. Ce paradoxe s’explique pour partie en raison d’un cadre juridique jusqu’alors peu sécurisé (cf. le B ci-dessous) et pour partie par les craintes qu’elle suscite et qu’il convient de prendre en compte.

 

2. …au service d’un projet de territoire

Si la mutualisation des services s’inscrit dans une logique d’optimisation de la dépense publique et la recherche d’économie d’échelle, sa mise en place doit avant tout être pensée dans le cadre d’un projet de territoire. La réussite de la mutualisation dans le temps implique l’adhésion des communes et de la population. Les enjeux tiennent ici notamment à ce que des services de proximité soient maintenus dans les communes à qualité équivalente de services. En résumé, la mutualisation ne constitue pas un fin mais est un moyen à utiliser pour une meilleure gouvernance locale et l’émergence d’une culture intercommunale commune.

 

B. Un cadre juridique clarifié à maîtriser

1. La mutualisation, une démarche désormais institutionnalisée

La loi de réforme des collectivités territoriales de décembre 2010 vise à favoriser la démarche en imposant, après chaque renouvellement général des conseils municipaux, l’adoption d’un rapport relatif aux mutualisations de services entre l’EPCI et les communes membres.

Ensuite, la loi sécurise la technique de la mutualisation, notamment la technique des mutualisations ascendantes. La régularité juridique de ce type de mutualisation était contestée au niveau européen. Pour la commission, cette technique pouvait heurter le droit européen de la concurrence. La jurisprudence communautaire et la loi du 16 décembre 2010 mettent fin pour l’essentiel à ces incertitudes. Il n’y a pas lieu de soumettre la mutualisation à la commande publique dès lors que les modalités de remboursements des services mis à disposition sont bien définies.

Enfin, la loi détermine les différentes techniques de mutualisation et les conditions de leurs mises en œuvre.

 

2. Les différentes hypothèses de mutualisation

La première hypothèse de mutualisation et celle qui est liée à un transfert de compétences des communes à l’EPCI. Le principe est que le transfert de compétence entraîne le transfert du service ou de la partie de service en cause. Les agents concernés sont normalement intégrés. En cas de refus, ils sont mis à disposition sans limitation de durée. Par exception, et dans le cadre d’une bonne organisation des services, une commune peut conserver tout ou partie de service concerné par le transfert de compétences, à raison du caractère partiel de ce dernier.

La deuxième hypothèse est celle des mises à disposition de services ascendantes (des communes à l’EPCI) et descendantes (de l’EPCI à une ou plusieurs communes). Dans cette hypothèse, une convention doit être conclue après consultation des comités techniques paritaires. Cette convention doit normalement fixer les conditions de remboursement de la mise à disposition. Les agents dont le service est mis à disposition sont eux-mêmes mis à disposition sans limitation de durée auprès, selon le cas, du Président de l’EPCI ou du maire. Cette technique conduit donc à une séparation de l’autorité hiérarchique et fonctionnelle.

La troisième hypothèse est celle de la création de services communs en dehors des compétences transférées à la communauté. Gérés par la communauté, les agents relèvent d’une autorité managériale variable en fonction des missions qui leur sont confiées. Les conditions de remboursement sont fixées conventionnellement tous les ans.

 

II. La mise en place opérationnelle de la mutualisation des services.

A. Une phase de diagnostic préalable et indispensable

1. L’évaluation des services et des personnels potentiellement concernés par la mutualisation

Il convient en effet, eu égard notamment aux conséquences sur les personnels, d’évaluer les services des communes et/ou de l’EPCI qui semblent devoir être mutualisés en priorité (exemple : services informatiques et juridiques).

Concernant les personnels, une étude devrait être menée pour déterminer si les politiques RH, notamment concernant le régime indemnitaire, sont oui ou non unifiées. De trop grandes disparités en cette matière sensible seraient sans doute de nature à freiner la mutualisation des services.

 

2. L’évaluation des impacts budgétaires et financiers.

Il convient d’évaluer le coût potentiel de la mutualisation. Si à long terme, celle-ci devrait se traduire par des gains, elle sera sans doute dans un premier temps un facteur de dépenses supplémentaires en raison de deux éléments. Le premier est celui de l’harmonisation des régimes indemnitaires. L’expérience montre en effet que la mutualisation se traduit fréquemment par un alignement par le haut des régimes indemnitaires. Le deuxième facteur est celui des frais de fonctionnement liés à la mutualisation : déménagements, reconfiguration de locaux…

 

B. Propositions opérationnelles visant à la mise en place de la mutualisation

1. Définir une méthode

Compte tenu de l’ensemble des changements induits par la mise en œuvre de la mutualisation des services, il convient de définir une méthode. Un groupe de travail regroupant les représentants de l’intercommunalité et des communes pourrait être constitué. Un agent référent, chargé de la mutualisation, pourrait être désigné pour aiguiller les travaux de ce groupe de travail qui pourrait être présidé et porté par un élu chargé du projet de mutualisation.

Les représentants des personnels devraient sans doute être associés rapidement pour que le projet ne soit pas la cible de critiques inutiles.

Ce groupe aura notamment pour objet de proposer aux élus des arbitrages après avoir mené à bien la phase de diagnostic. Les agents seront informés des avancées et des décisions prises par notes internes.

 

2. Réaliser des arbitrages sur le contenu de la mutualisation des services

Il convient en effet de déterminer quelles seront les techniques de mutualisation retenues (transferts de compétences ou non, mutualisation ascendantes et/ou descendantes…). Il conviendra également de déterminer quels sont les services concernés par la mutualisation. Il semble opportun de prévoir une mise en œuvre progressive et de commencer par certaines « fonctions » assez aisément mutualisables. Les fonctions informatiques et juridiques constituent sans doute de bons exemples. Pourraient suivre la mutualisation des services RH ou de certaines fonctions opérationnelles (exemple : entretien des espaces verts).

 

C. Calendrier opérationnel et évaluation

1. À court terme (1 à 6 mois)

Il convient de constituer le groupe de travail, de procéder au lancement du diagnostic préalable. L’assistance d’un cabinet spécialisé pourrait être actée (marché d’assistance à maîtrise d’ouvrage).

 

2. À moyen terme (6 mois à 2 ans)

Cette seconde phase pourrait débuter par une communication interne pour que les agents adhèrent à la démarche (note interne) puis une communication externe pour expliquer et valoriser le projet auprès de la population.

Les saisines réglementaires (CTP) seront effectuées dès lors que les services concernés auront été déterminés et qu’un accord aura été trouvé avec les communes et l’EPCI. Les conventions de mise à disposition de services et de personnels seront préparées.

Les premières mises à disposition seront mises en œuvre.

 

3. À long terme (2 à 5 ans)

Un bilan quantitatif (nombre d’agents et services concernés) et qualitatif (qualité du service rendu à la population) sera réalisé. Un bilan financier des mutualisations sera également mené. En fonction des résultats de ces études, des corrections seront, le cas échéant, effectuées (renforcement, continuité ou au contraire abandon de certaines mutualisations).

 

Décryptage de la copie et appréciations des correcteurs
Chaque copie fait l’objet d’une double correction.
Le premier correcteur (note de 15 sur 20) a relevé pour sa part :
« – Pas d’intro ou presque !
– Forme : RAS
– Bonne nourriture des documents
– Proposition concrètes et opérationnelles. »
Le deuxième correcteur (note de 13 sur 20) a indiqué : « Les enjeux et les solutions sont bien posés mais le début du devoir est trop long ».
Note finale : 14 sur 20
Ces appréciations et les notes obtenues permettent de confirmer que sans être parfaite (l’introduction notamment n’est pas suffisamment travaillée), la méthodologie suivie est efficace. Sans être transcendante sur le fond, la copie respecte les trois grands objectifs que devront rechercher les candidats pragmatiques :
– devoir terminé ;
– devoir, clair et structuré, exposant les principaux enjeux du sujet et dégageant des propositions opérationnelles.
– copie ne contenant pas trop d’erreurs ou approximations.

Note

(01)Disponible sur les sites des CDG - Retourner au texte

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