Conformément à un principe posé par la loi, les fonctions d'élu local sont gratuites. Toute dérogation apportée à ce principe, qu'il s'agisse d'indemnités ou d'avantages en nature, doit dès lors être prévue par un texte exprès.
C'est le cas du CGCT qui permet d'indemniser certains frais de déplacement et de séjour (comprenant l'hébergement et le repas) que leurs membres ont exposés dans l'exercice de leurs fonctions.
Quels sont les frais concernés ?
Concernant les élus municipaux, les frais de séjour et de transport peuvent donner lieu à remboursement dans les situations suivantes :
- Exécution, par les membres des conseils municipaux, d'un mandat spécial (art. L 2123-18 et R 2123-22-1). Conféré par une délibération du conseil, le mandat spécial, qui exclut les activités courantes de l'élu, doit entraîner des déplacements inhabituels et indispensables et correspondre à une opération déterminée de façon précise : organisation d'une manifestation de grande ampleur (festival, exposition...), lancement d'une opération nouvelle (chantier important...), surcroît de travail momentané et exceptionnel pour la commune (catastrophe naturelle...), etc.
- Participation des conseillers municipaux aux réunions des instances ou organismes où ils représentent leur commune si ces réunions ont lieu en dehors du territoire de celle-ci (art. L 2123-18-1 et R 2123-22-2) ;
- Lors de l'exercice du droit à la formation, au même titre que les frais d'enseignement (art. L 2123-14).
Dans tous les cas, les remboursements de frais sont subordonnés à la production des justificatifs des dépenses réellement engagées.
Les frais de mission ne peuvent correspondre qu'à ceux engagés dans le cadre d'un mandat spécial. Il en résulte que :
- la mission exclut toute activité courante de l'élu ;
- elle est déterminée dans son objet et dans sa durée ;
- le mandat spécial est consécutif d'une délibération du conseil ne pouvant être postérieure à l'exécution qu'en cas d'urgence.
Les frais remboursables correspondent aux frais de séjour, aux frais de transports et aux frais d'aide à la personne tels frais de garde d'enfants, assistance aux personnes âgées ou handicapées.
Hors frais de mission, les membres d'un conseil municipal peuvent bénéficier du remboursement des frais de transport et de séjour qu'ils ont engagés pour se rendre à des réunions où ils représentent la commune hors du territoire communal.
Cette même possibilité est ouverte aux conseillers généraux pour des déplacements au sein du département et aux conseillers régionaux pour des déplacements au sein de la région, qui ne recevraient pas déjà une indemnité de déplacement de la part d'un organisme dont ils font partie.
Elle est aussi ouverte aux membres de tout EPCI aux conditions de ne pas bénéficier d'indemnité au titre des fonctions qu'il exerce au sein de cet établissement et exclusivement pour des réunions dans une commune autre que la leur. La dépense est alors à la charge de l'organisme qui organise la réunion.
Cas particuliers
Les communes sont parfois amenées à organiser des voyages d'études au profit de leurs élus.
Elles peuvent en ce cas, dans la mesure où ces voyages d'études répondent aux critères du mandat spécial, prendre en charge les frais liés à ces déplacements en vertu des dispositions précitées relatives au remboursement des frais que nécessite l'exécution des mandats spéciaux. Les dépenses correspondantes ne peuvent en aucun cas être imputées sur les crédits de formation.
Les délibérations relatives à ces voyages précisent leur objet, qui doit avoir un lien direct avec l'intérêt de la commune, ainsi que leur coût prévisionnel (art. L 2123-15).
Contrôle des remboursements
Les délibérations portant sur la prise en charge de frais de repas et de transport qui ne seraient pas conformes à la législation peuvent être annulées par le juge administratif.
Elles peuvent également être signalées par les chambres régionales des comptes, dans le cadre de leur contrôle.
Le juge des comptes peut par ailleurs être conduit à demander le remboursement des indemnités indûment perçues.
