Fiches de poste, mode d'emploi

Thierry Gambade

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De tous les outils du management organisationnel, la fiche de poste est sans doute le plus important. Dans un contexte marqué par le changement permanent, chacun a besoin de points de repères dans son activité.
La fiche de poste permet de répondre aux questions suivantes que se posent bien des agents :- en quoi mon poste de travail fait-il « sens » avec les missions et la politique générale de la collectivité ?- qu'est-ce qui fait l'intérêt de mon métier aujourd'hui ?- quel est mon rôle au service des usagers ?- quelle est ma contribution concrète à la production d'un service public de qualité ?

Un outil indispensable

La fiche de poste est, avec l'entretien professionnel, le socle de toute gestion des ressources humaines au sein d'une collectivité et de fait d'une GPEC. Elle est utilisée ou devrait l'être dans de nombreuses situations de management, parce qu'elle conditionne la fixation des résultats attendus pour un encadrant et aussi parce qu'elle clarifie le niveau de contribution attendu de chacun de vos collaborateurs. C'est aussi un outil de valorisation du poste et du titulaire du poste parce qu'il oblige à se poser la question de la finalité du poste (mise en évidence d'un rôle, d'une utilité au-delà des missions et activités).En résumé, sans fiche de poste actualisée :- pas de recrutement efficace. En tout cas, une pratique de recrutement qui ne permettra pas d'explorer le champ des comportements attendus en situation de travail. La situation de contrainte des RH amène les personnes à développer des compétences perçues comme secondaires hier et fondamentales aujourd'hui (par exemple, travailler ensemble, piloter ou contribuer à un projet) ;- pas de recadrage sans un cadre de travail préalablement fixé ;- pas de pratique de délégation structurée et structurante sans une vision claire des zones où la polyvalence pourra s'exercer ;- pas de fixation d'objectifs possible auprès d'agents qui raisonnent encore souvent sous forme de tâches à accomplir ;- pas d'autonomie à attendre de la part d'agents qui ne connaissent pas leur marge de manœuvre dans leur poste de travail et au sein de l'unité de travail ;- pas de transfert de savoir et de savoir-faire sans un outil qui puisse servir de cadre à ce travail.
 Des mises à jour régulières de la fiche de poste sont à prévoir à fréquences régulières

Gardez la dynamique !

Pour autant, se repérer ne signifie pas figer le poste. Des mises à jour régulières de la fiche de poste sont donc à prévoir à fréquences régulières (au moins une fois par an). Les quelques conseils ci-dessous vous aideront à les concevoir en « dynamique » tout en associant vos agents à leurs conceptions.Conseil n° 1 - Le poste répond à un besoinLa fiche de poste est le reflet de votre besoin et pas nécessairement de votre réalité organisationnelle. L'exercice consiste, entre autre, à se poser les questions suivantes :1. Si j'avais à construire ex nihilo, mon service, ma direction sans référence, au passé, de quels postes aurais-je besoin ?2. À quels besoins, quels résultats, quels enjeux devraient répondre ces postes de travail ?3. Quel serait mon niveau d'exigence concernant chacun de ces postes ?Conseil n° 2 - Pensez « poste » et pas « personne »La base de la fiche de poste est constituée des missions, activités et compétences du poste.Vous pouvez utiliser le référentiel métier du CNFPT comme point de départ, en sélectionnant par exemple les missions, activités et compétences pertinentes et en complétant avec celles qui manquent.Vous pouvez ensuite enrichir la fiche avec des rubriques complémentaires comme les relations hiérarchiques et fonctionnelles, les contraintes et sujétions du poste, les prérequis en termes de diplômes ou d'habilitations.Le principal travers dans lequel on risque de tomber en concevant les fiches de postes des agents de son service consiste à les « personnaliser ». Si l'on n'y prend pas garde, quelques années après, lorsque ces fiches auront été actualisées, seul l'agent en question pourra tenir ce poste. Vous risquez de vous retrouver assez rapidement avec autant de fiches de poste que d'agents.Conseil n° 3 - Créez du sensPassez d'une liste de tâches à une identification des missions clés et des principales activités. Le listage de tâches ne permet pas à l'agent d'avoir une vision dynamique de son poste de travail ni surtout des évolutions nécessaires requises par l'évolution du contexte des collectivités et, par voie de conséquence, à l'élévation du niveau d'exigence.Conseil n° 4 - Ce sont les titulaires des postes qui les connaissent le mieuxConstruisez les fiches avec vos collaborateurs car ce sont eux qui connaissent leur poste dans le détail. À vous la fixation des attendus du poste, à eux la formalisation des activités au service de ces attendus. Vous pouvez travailler par groupes, par exemple avec tous les agents qui tiennent un même poste de travail. Cependant si les fiches de poste sont définies de manière participative, le responsable apporte sa validation finale.Conseil n° 5 - Soyez pédagogueIl est tout à fait possible que la fiche de poste telle que vous allez la formaliser, ne ressemble pas à ce que « font » les agents aujourd'hui. Expliquez-leur que :1. La fiche de poste est un référentiel commun.2. Elle sert de cadre à la collaboration au quotidien.3. Les écarts entre ce qui est attendu (fiches de poste) et ce qui est réalisé effectivement seront traités dans le cadre de l'entretien d'évaluation.4. La fiche de poste décrit un attendu et pas un minimum requis.Conseil n° 6 - N'oubliez pas les compétences comportementalesDéveloppez les compétences relationnelles de vos agents grâce au travail sur les fiches de poste.En effet, ne distinguez plus ce qui relève du travail proprement dit des comportements professionnels requis. Interrogez-vous sur les raisons qui vous conduisent la plupart du temps à recadrer (ou à vouloir le faire) un agent. Soyez explicites sur le comportement que vous attendez au quotidien au sein de votre équipe (participation obligatoire aux réunions d'équipe, entraide spontanée entre collègues...).
 Ne construisez pas vos fiches de poste sans une démarche préalable et concertée avec la DRH
Conseil n° 7 - Jouez collectifNe construisez pas vos fiches de poste sans une démarche préalable et concertée avec la DRH de votre collectivité. En effet, si le pire est bel et bien l'absence de fiche de poste, le fait de trouver autant de modèles de fiche de poste que de services dans une collectivité ne facilite pas un travail en cohérence. L'image en interne, surtout pour les nouveaux embauchés, peut être largement écornée et les changements de filière rendus presque impossibles.Conseil n° 8 - Une vision d'ensemble tout au long de la ligne hiérarchiqueIdéalement cette démarche se construit selon une logique de haut en bas. Chaque acteur de l'organisation est concerné, du DGS aux agents sans oublier les membres du cabinet. Chaque responsable hiérarchique doit rendre explicites ses attendus sur le poste en question, mais aussi vérifier le fond, la forme et la cohérence d'ensemble avant transmission à la DRH pour validation définitive.Conseil n° 9 - Utilisez les entretiens d'évaluation pour actualiser la fiche de posteAu fil du temps des activités nouvelles sont prises en charge. D'autres disparaissent.Chaque modification substantielle des attendus du service, une délégation permanente transmise à un agent, sont des situations qui requièrent une actualisation de vos fiches de poste. L'entretien annuel est le moment privilégié pour cette mise à jour.Conseil n° 10 - Utilisez la fiche de poste comme un instrument de mobilitéLa fiche de poste est un outil de gestion de la ressource humaine, porte d'entrée vers une démarche de type GPEC et un outil de management. Lorsqu'un agent exprime un souhait d'évolution ou de changement, la fiche de poste est l'outil idéal pour lui permettre de connaître et comprendre :1. Les compétences à acquérir pour postuler avec le maximum de chances à un poste de travail différent.2. La formation requise ou le concours à préparer pour postuler.3. Le niveau de responsabilité associé à chaque poste de travail.

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