Mails : comment maîtriser l'overdose ?

Envoyer, recevoir, transférer un message, joindre un fichier sont devenus des gestes du quotidien pour la plupart d'entre nous et nous ne saurions vraisemblablement plus nous en passer. Pour autant, cet outil miracle nous apparaît de plus en plus souvent comme un instrument de stress.
L'ORSE (Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises) a mis en place un groupe de travail composé de chercheurs, sociologues, responsables des ressources humaines, syndicalistes. Ils ont récemment rendu leur rapport.
L'overdose est proche ! 56% des utilisateurs de la messagerie électronique passent plus de 2 heures par jour consacrés à la gestion de leurs mails. Il en résulte aux dires des usagers une véritable "surcharge informationnelle" ressentie par 70% des managers. 38% des salariés reçoivent plus de 100 mails par jour, la plupart consultent leur boîte mails toutes les heures, mais certains le font toutes les 5 minutes, par crainte de laisser passer un message important.
Cela génère un sentiment d'urgence permanent, du stress, des interruptions liés à la réception des nouveaux mails qui empêchent toute concentration sur la durée (il faut en moyenne 64 secondes après chaque lecture de mail pour se reconcentrer ensuite sur la tâche interrompue).
Le rapport ne se limite pas au constat. Il propose une démarche d'amélioration des pratiques autour de la messagerie en 5 étapes qui vont du diagnostic interne à la mise en place d'une stratégie de communication électronique s'appuyant sur un effort de formation pour vulgariser les bonnes pratiques au sein de l'entreprise.
Comme le fait remarquer un des dessins humoristiques qui illustre le rapport, "le courriel c'est bien, tu peux t'en servir sans apprendre". Il est peut-être temps de prendre quelques leçons avant d'aboutir à des catastrophes.
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Source : newsletter économie