Marie-Anne Chabin (Professeur associé, CNAM - Les professionnels de l'information et l'archivage managérial

La Rédaction

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Marie-Anne Chabin a débuté son intervention, très vivante et pleine d'humour, en rappelant l'importance du contexte qui entoure une information : pour pouvoir en faire quelque chose, il faut la tracer, la contextualiser (qui la donne ? dans quel but ?). En matière d'archivage, elle considère que la première question à se poser est de savoir si l'information contenue dans un document engage : impact sur autrui, engagement de responsabilité, trace écrite, document émis, co-émis ou reçu "pour action". Ceci étant posé, la problématique centrale de l'archivage concerne la réutilisation de l'information : comment être sûr que l'information produite hier est correctement préservée et fiable ? et comment s'assurer que l'information produite aujourd'hui sera fiable demain ?

C'est pourquoi archiver ne s'improvise pas et demeure une affaire de professionnels, capables de faire le tri entre ce qui est utile et ce qui ne l'est pas, de garantir la qualité et la complétude des données et de retrouver la bonne version des documents. Pour mettre en oeuvre un archivage efficient, le professionnel de l'information n'agit pas seul : tout professionnel doit aussi être sensibilisé à la qualité des traces de sa propre production documentaire. Pour y parvenir, la prise de conscience des risques du non-archivage par le management supérieur est essentiel. Marie-Anne Chabin identifie quatre missions pour les professionnels de l'information dans l'archivage managérial : écrire les règles, choisir les outils, contrôler l'application des règles et accompagner les utilisateurs.

Les échanges qui ont suivi son intervention ont été particulièrement intéressants et ont permis d'approfondir certaines notions. Ils ont été l'occasion pour Marie-Anne Chabin de montrer à quel point la dichotomie existant en langue anglaise entre les archives et les records prenait corps en France malgré l'utilisation du seul mot archives. Celui-ci se voit de ce fait fréquemment adjoindre un qualificatif permettant de retrouver cette distinction anglo-saxonne : archives patrimoniales et archives administratives font de plus en plus souvent l'objet d'un traitement différencié dans nos collectivités. Marie-Anne Chabin précise alors que le statut de records est intrinsèque au document, contrairement au statut d'archive, qui est un choix.

Nous avons enfin assisté à un débat de fond, notamment entre Marie-Anne Chabin et David Desbans, sur la définition même de l'archive : est-ce que "tout est archive" ? Pour Marie-Anne Chabin, la réponse est assurément non, dans la mesure où environ 50 % des documents papier et 75 % des documents numériques d'une organisation sont inutiles ou des doublons ! Nous assistons actuellement à une véritable inversion de la fonction archives : auparavant, on triait pour éliminer alors qu'aujourd'hui, on trie pour sélectionner puis conserver. Dans ce contexte, il est désormais primordial de se demander dès la production du document s'il faut le conserver et comment le conserver.

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