« Reprenons le pouvoir sur le numérique »

Comment résumeriez-vous les grandes lignes de cette stratégie du post-it et du Kanban personnel ?

Les post-it sont utilisés quotidiennement par des millions de personnes comme mémoire externe. Collés devant notre nez sur un mur, un tableau, un écran d’ordinateur (si, si…), ils forment un espace de travail où nos priorités sont clairement affichées. L’objectif est de nous aider à surmonter « l’infobésité » : deux tiers des cadres passent plus d’une heure par jour à dépouiller leurs mails… Nous recevons dix fois plus d’informations qu’il y a quinze ans…

Le tableau Kanban (développé chez Toyota) lui, se compose simplement de trois colonnes : « À faire - En cours - Fait ». Le déplacement des post-it d’une colonne vers l’autre fait jouer à la fois nos sens visuel et kinesthésique. Nous voyons l’avancement de notre travail. Cette visualisation nous aide et nous motive à avancer, soit individuellement sur notre agenda, ou sur un mur dans notre bureau, mais aussi collectivement, lorsque l’on va utiliser cette méthode pour voir avancer toutes les actions d’un projet.

Un des enjeux est de reprendre le pouvoir sur le numérique ?

L’amoncellement de courriers électroniques non hiérarchisés, non priorisés en est un exemple patent. La croissance exponentielle de ces interruptions de travail, en particulier pour ceux qui regardent leurs mails en temps réel, hache leurs actions. La loi de Carlson, dite des séquences homogènes, signale que réaliser un travail en continu prend moins de temps que de l’accomplir en plusieurs fois. L’idéal est donc de se focaliser sur deux ou trois actions à faire ce jour parmi toutes celles que nous avons à faire et de les terminer sans être interrompu par des mails, des SMS, des visites impromptues, des coups de téléphone…

Le tableau de bord Kanban se compose donc de trois colonnes : Actions prêtes à démarrer, Choix du jour, Actions terminées. Dans la colonne Actions prêtes à démarrer, nous notons sur des post-it toutes les actions que nous avons à réaliser. Parmi toutes les actions dont nous « déchargeons » notre esprit, notre mémoire à court terme, nous allons en choisir deux ou trois sur lesquelles nous allons nous focaliser. Ainsi deux ou trois post-it vont être déplacés dans la colonne : Choix du jour.

À la fin du jour, nous déplacerons les actions réalisées dans la colonne actions terminées, nous aurons vaincu la procrastination

À la fin du jour, nous déplacerons les actions réalisées dans la colonne actions terminées. Une vague de dopamine envahira alors notre cerveau, heureux d’avoir vu nos actions choisies s’achever, nous soulageant de ne plus les avoir à faire. Nous aurons vaincu la « procrastination », cette attitude qui nous pousse à tout repousser au lendemain !

Cette technique est-elle adaptable au monde du management moderne, qui multiplie les méthodes et processus très élaborés ?

Cette technique est très adaptée au management moderne… Par exemple, si votre DGS vous convoque à une réunion impromptue, vous pouvez reporter une de vos actions prévues de la colonne Choix du jour vers la colonne Actions prêtes à démarrer. Ainsi, vos priorités vont s’adapter aux circonstances. Ce que ne rendra jamais possible une liste de choses à faire qui n’est pas priorisée. À 9 h 30 le matin, elle doit déjà être révisée et réécrite ! Avec les post-it, vous les déplacez sans devoir les réécrire. Le tableau d’affichage des post-it est visible en permanence, personnellement ou collectivement selon son objet. Elle raccourcit les boucles de rétroactions en favorisant les corrections de trajectoire très rapidement sans attendre la réunion suivante.

 Qu’est-ce qui est à l’origine de cet ouvrage « original » ?

D’une part, l’origine est une observation de procédures et de processus qui ne fonctionnaient pas dans les collectivités et où l’on n’informatisait des processus qui ne marchaient pas manuellement ! D’autre part, l’utilisation du « mind mapping » depuis plus de 25 ans en collectivités m’a enseigné que de simples post-it, en soulageant la mémoire à court terme des participants à une réunion, donnent des résultats remarquables sans électricité, ni diaporama soporifique. J’avais déjà commencé à répondre à ce besoin croissant de se simplifier la vie en publiant plusieurs dossiers d’experts de La Lettre du cadre comme " Simplifier la gestion de sa collectivité grâce à un intranet " (4 éditions entre 1999 et 2006 ou un e-book déjà en 2007, « Gagner un jour par semaine avec le mind mapping »).