Vincent Drecq : "De bons outils managériaux pour une bonne décision"

Vincent Drecq travaille depuis plus de 20 ans dans le management de projets, il est d’ailleurs certifié PMP® (Professionnel du management de projets). Il dirige le cabinet ConseilOrga et intervient sur des projets de tailles différentes, nationaux ou internationaux, pour des PME ou des grands groupes industriels ou tertiaires. Sa vision du projet est très pragmatique et orientée vers les résultats. Formateur et conférencier réputé, il aime transmettre son savoir-faire en imageant son propos.

Comment qualifieriez-vous le management de projet au cœur de votre ouvrage ?

C’est une discipline très vaste. Ainsi, nous sommes tous confrontés un jour ou l’autre à cette problématique : au niveau personnel (obtenir un diplôme pour un étudiant, construire une maison ou la rénover, acheter un appartement…) et au niveau professionnel (rechercher un emploi ou changer de poste, mener un projet d’entreprise…). Un projet est une initiative qui est avant tout temporaire (avec un début et une fin), il s’oppose à tout ce qui est récurrent.

Tout le monde réalise des projets mais n’a pas forcément appris à les piloter.

Les organisations décident de lancer des projets pour maximiser les chances d’atteindre les buts qu’elles se sont fixés. Pour relever de tels défis, nous devons nous munir d’outils dans le but d’augmenter notre efficacité. Nous n’imaginons pas un maçon venir sans ses outils. Alors pourquoi laissons-nous les chefs de projet munis de seulement leur bon sens ? Mon ouvrage tente d’apporter une aide pour la correction de problèmes rencontrés et la recherche d’optimisation d’un projet.

Vous proposez des fiches et des outils adaptés aux besoins des managers. Quelle en est la philosophie générale ?

Partant du constat suivant : tout le monde réalise des projets mais n’a pas forcément appris à les piloter, j’ai eu envie d’écrire un ouvrage différent de ce qui existait. Je voulais présenter des techniques pratiques avec un descriptif de son histoire, ses bénéfices, les précautions dans sa mise en œuvre, une démarche structurée d’application et surtout des exemples concrets d’utilisation tirés de mes nombreuses missions de conseil et parfois aussi de ma vie personnelle.

Très souvent les pilotes de projet se lancent dans la réalisation d’un planning en décrivant les activités à mener.

Je souhaitais pouvoir toucher un public très large : des pilotes aguerris au management de projet, tout comme des étudiants avec peu d’expérience. Pour choisir les outils de mon livre, j’ai fait la liste des difficultés que l’on rencontre tous sur nos projets, puis j’ai recherché quel outil pouvait au mieux aider le lecteur à s’en sortir. Les managers de projet n’ont que très peu de temps, ainsi le principe de quarante-six fiches-outils répond à leur attente. Cela évite au lecteur de devoir lire en une seule fois plus de deux cents pages. Il peut se contenter de lire la ou les fiches qui le concernent soit donc quatre à six pages par fiche.

Des décisions au quotidien
Toutes ces techniques fonctionnent pour des projets mais également dans une approche plus globale du management. Les outils de la qualité sont complètement applicables dans ces deux contextes. Les outils de mon ouvrage favorisent la prise de décision. Au quotidien, nous devons tous prendre des décisions ! La difficulté est d’obtenir le consensus autour de la table et le diagramme d’affinité ou même la technique de Delphes sont des outils précieux pour y arriver. Dans notre vie professionnelle, nous sommes sans cesse en train de mener des estimations (élaboration des budgets, estimation de la durée d’une fabrication ou d’un trajet…) et posséder des outils pour améliorer nos calculs apporte une meilleure fiabilité et diminue la marge d’erreur.
De même, dans nos organisations, il y a souvent de la politique organisationnelle. Il faut apprendre à cartographier les parties prenantes et comprendre les influences, les pouvoirs,… pour atteindre ses buts et mieux réaliser sa mission. Savoir utiliser la matrice d’engagement, comprendre le diagramme de Kano est un atout pour chacun au quotidien.

Vous proposez notamment un outil aidant à l’élaboration d’un planning efficace. Pouvez-vous nous en parler ?

Cet outil permet de décomposer le contenu du projet, ce qui évite d’oublier une action à réaliser. Ainsi, on définit tout ce qu’il y a à produire sur le projet. Très souvent les pilotes de projet se lancent dans la réalisation d’un planning en décrivant les activités à mener. Cela fonctionne correctement sur des projets de taille minime. Dès que le projet prend de l’ampleur, la technique précédente montre ses limites. Les bonnes pratiques nous poussent à réfléchir à ce que l’on souhaite bâtir (en décomposant le contenu du projet sous forme de livrables et sous-livrables).

La qualité, c’est s’assurer que le projet est orienté client et vers la compréhension de ses besoins actuels et futurs.

Puis dans un second temps les activités pour construire ces derniers livrables sont définies. Ainsi on agit de manière méthodique : on décrit d’abord le « quoi », puis le « comment ». Il suffit ensuite de positionner tout cela dans le temps pour décrire le « quand ». Cela évite qu’une personne de l’équipe annonce qu’elle travaille depuis deux jours sur une activité non désirée sur le projet ! Cette technique s’appelle WBS (Work Breakdown Structure) ou organigramme des tâches en français.

Lire aussi : Maîtriser son métier et être efficace ne suffit plus : les managers doivent adopter une posture nouvelle

Comment manager la qualité ?

La qualité en management de projet est similaire à ce que l’on rencontre dans les organisations. Cela consiste à s’assurer que le produit ou le service est conforme aux spécifications et qu’il est apte à satisfaire les besoins du client. Plus concrètement, un projet est une initiative comportant une forte incertitude, la qualité va nous aider à mieux maîtriser cette incertitude, notamment en privilégiant des actions de prévention plutôt que des actions de correction. Il est préférable de détecter un futur problème plutôt que de le corriger (car il est trop tard et cela coûte plus cher).

On monte souvent des équipes projet qui ne se connaissent pas : savoir décrire les processus facilite un travail efficace et collaboratif.

La qualité sur un projet comporte, entre autres, les activités de documentation, de tests et de vérification. La qualité, c’est s’assurer que le projet est orienté client et vers la compréhension de ses besoins actuels et futurs, on s’applique à satisfaire ses exigences. Manager l’équipe projet pour que chacun s’implique en utilisant ses compétences au mieux et que chacun prenne ses responsabilités à tous les niveaux, c’est aussi de la qualité. De plus, l’approche processus fonctionne parfaitement en gestion de projet. On monte souvent des équipes projet qui ne se connaissent pas et savoir décrire les processus (de décisions, de validation ou simplement de fonctionnement) facilite un travail efficace et collaboratif.

Lire
Pratiques du management de projet, 46 outils et techniques pour prendre la bonne décision, Vincent Drecq, 2e édition, Dunod, 2017.