GESTIONNAIRE DES INSTANCES H/F

Informations générales

Référence de l'offre: 4097
Type de contrat: Emploi permanent
Lieu de travail: EVRY

Vos missions

Le Département de l’Essonne recrute pour sa Direction de l’Assemblée départementale et des commission, service travaux des assemblées :

Un gestionnaire des instances (H/F)

(Cadre d’emploi rédacteur territorial)

La DIAC est directement rattachée à la Direction générale et au Directeur général des services.

La DIAC est garante de la sécurité juridique et de la production des actes de la collectivité et en assure la transversalité avec les services. Elle accompagne les élus départementaux et gère leur statut, notamment en matière d'indemnités, de retraite, de frais de déplacement, de formation, de logistique. Elle participe à la mise en place de l'administration électronique, en particulier s'agissant de la dématérialisation des actes et des procédures et de l'équipement des élus. Elle valorise l'institution départementale en interne comme en externe, en présentant les missions du Département aux publics, notamment scolaires. Elle s'inscrit dans le développement durable et solidaire en mettant en œuvre les engagements de la collectivité adaptés à ses domaines de compétence.

La DIAC est organisée autour de 2 services :

• le Service travaux des assemblées, qui assure la préparation et le suivi des instances pour les commissions permanentes et les séances publiques ;
• le Service moyens et accompagnement, qui assure des missions aux services des élus, les missions liées à la logistique des assemblées et l'accueil des publics.

Rattaché(e) à la chef de service, vous intégrez une équipe de 15 collaborateurs répartis en 2 services. Vous assurez la préparation et le suivi des assemblées délibérantes au sein du service travaux des assemblées. Le service prépare, contrôle et suit l’organisation des instances départementales.

A ce titre, vos activités seront les suivantes:

• Préparer et suivre les instances départementales (AD, commissions internes et CP),
• Assurer l’assistante et l’information des directions et services,
• Elaborer les documents préparatoires aux instances départementales (pré contrôle des dossiers, préparation des dossiers, convocations, ordre du jour, questions, documents des commissions, motions, notifications),
• Assurer le suivi des instances départementales : délibérations votées, mise en signature, compte rendu, contrôle de légalité, transmissions aux directions opérationnelles,
• Gérer et suivre les arrêtés et décisions,

Vos missions s’exercent en transversalité avec l’ensemble des directions et des services.

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 dans le domaine du secrétariat, vous disposez d’une expérience professionnelle vous ayant permis d’acquérir les compétences techniques liées à l'assistant de direction. Une expérience dans la gestion des instances serait un plus.

A l'aise avec les outils informatiques, vous maîtrisez les règles de fonctionnement des collectivités territoriales et des services départementaux. Autonome, rigoureux et organisé, vous savez faire preuve de discrétion, d’analyse et de synthèse. Vous avez le sens du travail en équipe et du service.

Le Conseil départemental de l'Essonne administre plus d’1,3 million d’Essonniens. Situé au sud de Paris, le territoire bénéficie à la fois du dynamisme urbain de la capitale au nord et d’un cadre plus paisible et vert au sud. La jeunesse de sa population (plus de 30% des habitants ont moins de 20 ans) reflète le dynamisme économique, scientifique, industriel et la qualité de vie du territoire. Composé de + de 4000 agents, le Conseil départemental agit sur toutes les politiques à destinations des usagers.

La Direction générale est composée de 5 Directions générales adjointes qui ont notamment en charge les thématiques suivantes : social, l’éducation, la culture et les sports, l’équipement et l’environnement.
Depuis juin 2022 une nouvelle direction en charge de l’innovation et de la transition managériale a été créée. Rattachée directement auprès du Directeur général des services, la DITM a notamment pour mission de développer une offre d’accompagnement auprès de l’ensemble des directions du Département. 
Afin de pouvoir y répondre un pôle accompagnement des organisations et management a été créé. Rattaché à la Directrice, ce pôle en cours de structuration a notamment pour mission: 

• L’accompagnement des directions dans leurs projets d’organisation 
• Le pilotage de projets transversaux impactant les modes de faire de l’organisation du Département 
• Le pilotage et la diffusion d’une culture d’innovation dans les méthodes de conduite de politique publique (design de service) et d’animation de réunions/ ateliers.
• La Coordination du laboratoire d’innovation publique « Studio de la Cité » en lien avec l’Etat et le service relation à l’usager
• La réalisation d’audits internes et l’accompagnement la mise en œuvre des préconisations 
• Le déploiement du projet managérial piloté par la Direction.