DG DES PATRIMOINES ET DE L'ARCHITECTURE

DG DES PATRIMOINES ET DE L'ARCHITECTURE

Secrétaire administratif(ve) – Gestionnaire polyvalent(e) en charge du suivi budgétaire et comptable F/H

25/01/2023 MAGNY LES HAMEAUX (78114) Yvelines

Employeur

DG DES PATRIMOINES ET DE L'ARCHITECTURE
DG DES PATRIMOINES ET DE L'ARCHITECTURE

Le poste

Secrétaire administratif(ve) – Gestionnaire polyvalent(e) en charge du suivi budgétaire et comptable F/H

  • 25/01/2023
  • Titulaire, Contractuel
  • Catégorie : B
  • Salaire : Non communiqué
  • Expérience : Non communiqué

Le poste

1. Assistant(e) du directeur et du secrétaire général

1.1 organisation des réunions réglementaires du musée : envoi des convocations, préparation des dossiers, envoi des comptes-rendus ;

1.2 coordination des activités de sensibilisation et de médiation des associations du musée : recueil et mise en ordre des activités proposées par les associations, recueil de l’accord de la direction, mise à jour de la programmation des événements du musée ;

1.3 tenue du répertoire d’adresse du musée : mise à jour du fichier multicritère de publipostage ;

1.4 organisation des réunions de la direction : recherche de dates, envoi des invitations/convocations et éventuel dossiers :

1.5 gestion des appels téléphoniques et des messages électroniques adressés à la direction, prise de message et transmission ; gestion des messages reçus sur l’adresse électronique du musée et sur le site internet ;

2. gestionnaire administrative

2.1 gestion budgétaire et financière : définition et suivi des enveloppes ; suivi des devis, émission et suivi des commandes ; suivi et paiement des factures (chèques ou virements) ; suivi du compte bancaire, interface avec le bureau comptable ; suivi des conventions d’occupation précaires, émission des factures correspondantes, préparation des documents budgétaires, financiers et comptables ;

2.2 gestion de ressources humaines : gestion de proximité (suivi des dossiers de formation professionnelle, congés, maladie, RenoiRH) ;

2.3 gestion de l’entretien immobilier : contrôle des contrats d’entretien des installations ; gestion des visites périodiques d’entretien ; gestion des visites de réparation ;

2.4 gestion des fournitures et du matériel : vérification des stocks de consommables et de fournitures administratives ; organisation des commandes ; recherche éventuelle de fournisseurs ;

2.5 gestion de la communication interne : mise à jour du tableau événement et envoi à l’ensemble du personnel et aux associations ; transmission des messages au personnel ;

2.6 gestion de la communication externe : mise à jour des données du musée sur les bases documentaires, guides, sites internet et réseaux sociaux ; envoi d’informations sur les expositions et événements à la presse ;

2.7 rédaction de courriers : rédaction de bordereaux de transmission ; préparation de courriers et courriels, réponse aux courriels généraux ;

2.8 gestion des publics (coordination des visites-conférences et groupes) ;

2.9 participation à l’accueil, la sécurité et la sûreté du musée : gestion de deuxième niveau des appels reçus par le standard du musée ; participation à l’évacuation du personnel et du public en cas d’alarme ; assistance de premier secours et de matériel en cas d’événements ; réponse aux demandes de renseignement du public.


Profil

Compétences techniques :

  • Connaissance des missions du Ministère de la Culture et des missions des musées de France ;
  • Connaissance de l’organisation des services centraux du MC et de l’administration territoriale ;

Connaissance des outils informatiques (bureautique) ;

Savoir-faire

  • Autonomie et initiative ;
  • Capacité d’analyse et de synthèse ;
  • Capacité d’adaptation aux exigences du poste et du contexte ;
  • Capacité à dialoguer et à coopérer avec les partenaires professionnels externes et internes ;
  • Qualité rédactionnelle et connaissance des règles du courrier administratif ;

Sens de l’organisation

Savoir-être (compétences comportementales)

  • Réactivité face aux sollicitations professionnelles ;
  • Discrétion et confidentialité (savoir discerner les informations communicables ou non selon les interlocuteurs et les situations) ;
  • Disponibilité ;
  • Sens du service public

Goût du travail en équipe ; relationnel avec les partenaires locaux et associatifs


Employeur

Le musée national de Port-Royal des Champs, situé à Magny-les-Hameaux sur le site historique de l’abbaye. L’établissement relève du réseau des musées SCN (Service à compétence national) et est administré par un GIP (Groupement d’intérêt public), associant les collectivités locales à l’Etat. Il se compose d’un espace d’exposition permanente (300 m2), d’un espace d’exposition temporaire (100 m2), d’un corps de ferme comportant des espaces d’ateliers pédagogiques, du site archéologique de l’ancienne abbaye, de deux salles de concerts et spectacles (140 et 300 places).

L’équipe de direction est composée d’un conservateur, directeur du musée et du GIP, d’un conservateur adjoint et d’un secrétaire général.

L’établissement est géré en comptabilité privée.

 

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.

 


Informations complémentaires

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Informations complémentaires :

Qui contacter ?

Informations :

Philippe Luez, directeur

philippe.luez@culture.gouv.fr

Envoi des candidatures :

philippe.luez@culture.gouv.fr avec copie à musee.port-royal@culture.gouv.fr

Une copie de la candidature (lettre + CV) doit obligatoirement être adressée par le candidat par courriel, à l’adresse suivante : candidature.dgp@culture.gouv.fr, en précisant dans l’objet du message : l’intitulé du poste, le corps concerné et le numéro PEP de la fiche de poste (ex : Candidature agent d’accueil, de surveillance et de magasinage (AASM), fiche PEP n ° 2022-XXX).

Tous les postes du Ministère de la culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur.se.s handicapé.e.s.

Modalités de recrutement

Les candidatures seront examinées collégialement par au moins 2 personnes formées au processus de recrutement.


Date d’expiration de l’offre :

25/03/2023

Référence :

2022-992253