Secrétaire Médicale (F/H) – Laboratoire de Microbiologie

Secrétaire Médicale – Laboratoire de Microbiologie – Raymond Poincaré

Lieu d’exercice : Hôpital Raymond-Poincaré, 104 boulevard Raymond Poincaré – 92 380 GARCHES

Date de mise à jour : 01/12/2022

IDENTIFICATION DU POSTE

• Métier : Secrétaire médicale
• Code métier : 40L20
• Appellation locale : Secrétaire médicale
• Grade : ASSISTANT MÉDICO ADMINISTRATIF
• Catégorie : B
• Poste à pourvoir au : 02/01/2023
• Modalités de recrutement : Titulaire, CDD sur poste permanent
• Schéma horaire : Jour  

ACTIVITÉS

Missions générales :

• Gestion du secrétariat du chef de service, des biologistes, et des secteurs d’activité du service dans le respect des règles de déontologie, du secret médical.
• Accueil et prise en charge des personnes dans le service (agents, intervenants extérieurs, coursiers).
• Prise de rendez-vous et gestion des agendas
• Gestion des comptes rendus relatifs aux réunions de service
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
• Planification des activités et des interventions internes ou externes : préparation des journées d’enseignement ou des congrès
• Gestion des stocks de bureautique et réception des commandes dans son domaine d’activité
• Gestion courante des systèmes informatiques dédiés ou du système informatique central et saisie des données
• Formation technique des stagiaires en secrétariat médical hospitalier

Missions spécifiques :

• Gérer le secrétariat de l’équipe opérationnelle d’hygiène
• Gestion de la documentation du système qualité du service. Responsable de la diffusion, du classement et de l’archivage
• Saisie des données relatives aux formulaires de traçabilité dans les domaines de l’assurance qualité (Accréditation des laboratoires)
• Utilisation du logiciel qualité Kalilab®

HORAIRES DE TRAVAIL

Service ouvert de 8h30 à 17h30 ; fermé les dimanches et jours fériés

• Temps plein : 35 heures hebdomadaires sur la base journalière de 7 heures et 30 minutes
• Amplitude horaire adaptable aux besoins du service

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

FORMATIONS À LA SÉCURITÉ ET À LA SANTÉ LIÉES AU TRAVAIL

• Formation aux risques infectieux et chimiques
• Formation incendie
• AFGSU

SURVEILLANCE MÉDICALE

• Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

• Assurer le secrétariat du chef de service
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Accueillir et orienter des personnes
• Évaluer la pertinence, la véracité des données et des informations
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
• Identifier, analyser des erreurs de gestion (notamment relatives au codage et à la facturation), en rechercher les causes et définir les moyens d'y pallier
• Utiliser un système de gestion documentaire
• Utiliser les règles, appliquer la démarche et les procédures de qualité
• Appliquer les modes opératoires et les techniques visant à la sécurité et à l’hygiène dans la réalisation des activités et l’utilisation des circuits
• Identifier et analyser des situations d’urgence
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers spécifiques

Qualités professionnelles requises :

• Rigueur et discrétion

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

• Baccalauréat science médico-sociale
• Baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

EXPÉRIENCE REQUISE

• Expérience souhaitée en secrétariat médical

ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

• Restructuration des laboratoires : Déménagement probable de l’activité sur le site d’Ambroise Paré horizon 2028

L’Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP) est le Centre Hospitalier Universitaire d’Ile de France. Il est constitué de 38 hôpitaux regroupés au sein de 6 Groupes Hospitalo-Universitaires. Il emploie plus de 100 000 professionnels dont les personnels paramédicaux relevant de la Fonction Publique Hospitalière.

GROUPE HOSPITALIER: AP-HP. Université Paris-Saclay

ÉTABLISSEMENTS:

• Hôpital Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre- 94)
• Hôpital Antoine-Béclère (Clamart- 92)
• Hôpital Paul-Brousse (Villejuif- 94)
• Hôpital Ambroise-Paré (Boulogne-Billancourt- 92)
• Hôpital Raymond-Poincaré (Garches- 92)
• Hôpital Sainte-Périne (Paris- 16e)
• Hôpital Maritime de Berck (Berck-sur-Mer- 62)  

STRUCTURE

PRÉSENTATION DE L’HÔPITAL RAYMOND-POINCARÉ

Situé à Garches dans les Hauts-de-Seine, l’hôpital Raymond-Poincaré AP-HP est spécialisé dans la prise en charge d’adultes et d’enfants souffrant de troubles neuro locomoteurs lourds et invalidants, innés ou acquis, et leurs complications (escarres…). Il dispose également d’un service de chirurgie orthopédique et plastique développé : chirurgie de l’épaule, de la hanche, du genou, du pied et de la cheville. Plusieurs autres activités médicales sont organisées dans l’établissement (réanimations médicales adulte et enfants, maladies infectieuses…).

Doté d’un plateau technique performant incluant la rééducation et la balnéothérapie, il est également centre de référence « maladies rares » dans plusieurs domaines comme les maladies neuromusculaires, le syndrome d’Ehlers-Danlos non vasculaire, la maladie de Fabry et les hypersomnies rares. Il est le seul établissement de santé en Ile-de-France équipé d’un caisson hyperbare au sein de son service de réanimation médico-chirurgicale permettant la prise en charge de patients adultes et enfants. Il est siège du SAMU des Hauts-de-Seine et est doté d’un SMUR.

PRÉSENTATION DU DÉPARTEMENT MEDICO-UNIVERSITAIRE (DMU)

Intitulé du DMU N°15 : Biologie – Génétique – PUI

Le DMU s’étend sur un périmètre de 7 sites hospitaliers : Antoine Béclère-Bicêtre-Paul Brousse-Maritime Berck-Ambroise Paré-Sainte Perrine-Raymond Poincaré.

Activités du DMU :

Le DMU Biologie Génétique PUI couvre les activités : Biologie usuelle, Biologie spécialisée, la génétique somatique et constitutionnelle, ainsi que les pharmacies à usage intérieur.

La Biologie médicale est inscrite dans le parcours de soins, afin de répondre au diagnostic, suivi, aides à la décision thérapeutique, pour les patients. Les activités de support des PUI contribuent à la prise en charges : médicaments, DM, stérilisation, essais cliniques, pharmacie clinique … Le DMU 15 a un fort potentiel d’innovations biotechnologiques, plates-formes de haute technologie. Le Personnel Médical est impliqué dans des unités de Recherche mixte INSERM/CNRS/CEA… DHU, RHU… et dans l’enseignement (3 Facultés).

PRÉSENTATION DU SERVICE

Composition de l’équipe :

• Personnel médical : Pr J-L HERRMANN, responsable de l’unité, 3 biologistes,
• Personnel paramédical : 1 cadre, 11 techniciens de laboratoire médical, 1 secrétaire, 1 agent hospitalier

LIAISONS

Liaisons hiérarchiques :

• Cadre de santé : Mme Anne-Sophie COUTURE

Liaisons fonctionnelles :

• Equipe médicale et non médicale du service, équipe EOH
• Personnels des autres laboratoires, du CRPB
• Personnels des services cliniques, logistiques et techniques